会員番号を変更いたします
昨年、事務局において、事務作業上管理している個人情報を含む書類を、協会退会希望者に対し、退会届と共に、誤って送信してしまいました。個人情報保護の観点から、重大な事故ということで、対応策を考えて参りました。
万全な対策ではありませんが、従来用いてきた会員番号をあらため、2022年2月1日から新しい番号で運用することと致しました。（2022年1月31日臨時理事会において承認済）
次回お送りする協会誌のタックシールにある番号が、新しい会員番号です。ナリスマシなどの悪用防止の点から、公開鍵暗号や二段階認証と、新たなシステムの導入等、いくつかの方法はあるかと思われますが、直ぐに出来ることとして、現在の会員番号を変更させていただきました。
今後、リハ工学カンファレンスへのエントリーや、各種イベントへの会員資格での参加の際には、必要となりますので、控えていただけますよう、お願い致します。 最後になりましたが、協会員の皆様にご心配をおかけし、ご面倒をおかけすることになりましたこと、改めてお詫び申し上げます。
2022年2月1日
会長 河合俊宏
個人情報管理に関してのお詫び
協会員の皆様にご報告があります。また、既に退会された皆様にもご報告します。
理事会では事務作業上、管理している事務書類が複数あります。今回、協会退会希望者に、退会届と共に、管理上の事務書類1ファイルを添付してしまいました。ファイルは、郵送作業に伴い未到達であった会員の記録です。申し訳ございません。
＜経緯＞
10月16日（土） 事務局よりA様（仮称）に退会届をメールにて送信
＊この際に不要なファイルを添付してしまっていた
10月18日（月） 事務局メーリングリストにて、A様宛送信メールに不要ファイルを添付したことを確認
同日 事務局よりA様にお詫びとメールの削除を依頼
10月22日（金） A様より添付ファイルの閲覧とメール削除について確認
＜影響範囲＞
・協会からの送付物が届かずに戻ってきた方のリスト
・会員番号を含む個人名：208名（内退会者125名）
・会員番号を含む個人名＋住所：7名
・会員番号を含む個人名＋メールアドレス：12名
・会員番号を含む個人名＋住所＋メールアドレス：1名
＜現在の対応状況＞
・個人情報を含むファイルへのパスワード設定
・事務局から外部へメールを送信する際は原則ファイルを添付しない
・退会届の手続き変更（協会HPに掲載）
・退会者の情報については、退会受理後、速やかに削除
＜今後の対応について＞
・個人情報保護における規程の整備
既に、誤送信先となってしまった退会希望者にはご理解いただき、再流出は無いと考えております。情報漏洩の対象となった会員（退会者を除く）の皆さまには、11月8日付けで案内文を発送いたしました。ご質問、確認が必要な方は、こちらよりお問い合わせください。
今回の件に関する対策が終了と考えられる時期になりましたら、改めて本ホームページと、協会誌にて報告させていただきます。今後、二度とこのような事故が起こらないよう、運営を進めてまいります。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。どうか今後とも変わらぬ ご支援・お力添えのほどよろしくお願い申し上げます。
会長 河合俊宏