個人情報管理に関してのお詫び

 協会員の皆様にご報告があります。また、既に退会された皆様にもご報告します。
 理事会では事務作業上、管理している事務書類が複数あります。今回、協会退会希望者に、退会届と共に、管理上の事務書類1ファイルを添付してしまいました。ファイルは、郵送作業に伴い未到達であった会員の記録です。申し訳ございません。

<経緯>
10月16日(土) 事務局よりA様(仮称)に退会届をメールにて送信
*この際に不要なファイルを添付してしまっていた
10月18日(月) 事務局メーリングリストにて、A様宛送信メールに不要ファイルを添付したことを確認
同日       事務局よりA様にお詫びとメールの削除を依頼
10月22日(金) A様より添付ファイルの閲覧とメール削除について確認

<影響範囲>
・協会からの送付物が届かずに戻ってきた方のリスト
 ・会員番号を含む個人名:208名(内退会者125名)
 ・会員番号を含む個人名+住所:7名
 ・会員番号を含む個人名+メールアドレス:12名
 ・会員番号を含む個人名+住所+メールアドレス:1名

<現在の対応状況>
・個人情報を含むファイルへのパスワード設定
・事務局から外部へメールを送信する際は原則ファイルを添付しない
・退会届の手続き変更(協会HPに掲載)
・退会者の情報については、退会受理後、速やかに削除

<今後の対応について>
・個人情報保護における規程の整備

 既に、誤送信先となってしまった退会希望者にはご理解いただき、再流出は無いと考えております。情報漏洩の対象となった会員(退会者を除く)の皆さまには、11月8日付けで案内文を発送いたしました。ご質問、確認が必要な方は、こちらよりお問い合わせください
 今回の件に関する対策が終了と考えられる時期になりましたら、改めて本ホームページと、協会誌にて報告させていただきます。今後、二度とこのような事故が起こらないよう、運営を進めてまいります。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。どうか今後とも変わらぬ ご支援・お力添えのほどよろしくお願い申し上げます。

会長 河合俊宏